Inleiding.
Kindercentrum Nella Della gaat zorgvuldig om met privacy gegevens van haar klanten, medewerkers en sollicitanten. Hierbij wordt voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gelden de volgende bepalingen:
· Alle persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
· Kindercentrum Nella Della heeft maatregelen genomen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, accuraat, toereikend, ter zaken dienend en niet bovenmatig zijn.
· Binnen Kindercentrum Nella Della is verwerking van persoonsgegevens toegestaan aan personen voor wie en voor zover dat met het oog op de uitoefening van hun functie nodig is.

Bedrijfsgegevens
Kindercentrum Nella Della heeft 2 vestigingen, een buitenschoolse opvang en een kinderdagverblijf. Beide locaties zijn gevestigd in Amsterdam West. Eigenaresse Songul Akgun is contactpersoon en is telefonisch bereikbaar via 06-41999455 of via de mail privacy@kindercentrumnelladella.nl.

Naam: BSO NellaDella
Adres: Ten Katestraat 58, 1053 CH Amsterdam
E-mail: bso@kindercentrumnelladella.nl
Kvk: 55099750
Vestigingsnummer: 000021126763

Naam: KDV NellaDella
Adres: Columbusplein 253,1057TX Amsterdam
E-mail: kdv@kindercentrumnelladella.nl
Kvk: 55099750
Vestigingsnummer: 000034461272

3 Gegevens klanten

In dit privacyreglement wordt de term klant of ouder gebruikt. Hiermee wordt de ouder c.q. verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar heeft en die het contract met Kindercentrum Nella Della heeft ondertekend. Hierbij gaat Kindercentrum Nella Della ervan uit, dat deze ouder eventuele verzoeken voortvloeiende uit dit privacyreglement afstemt met de andere ouder (niet zijnde contractouder).

De ouder c.q. verzorger die geen contract met Kindercentrum Nella Della heeft, kan indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zoals omschreven in dit privacyreglement, dit doen in afstemming met de contractouder.

3.1 Doel gegevensverwerking
Kindercentrum Nella Della verzamelt alleen gegevens van klanten (ouders en kinderen) in het kader van de uitoefening van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:
· het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst;
· het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;
· het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen;

3.2 Gegevens die worden vastgelegd
Kindercentrum Nella Della legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang van de kinderen van de ouders.

Inschrijving
De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van opgave door ouders. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en Kindercentrum Nella Della voor het opvangen (dagopvang en buitenschoolse opvang) van de kinderen van betreffende klanten op één van de locaties van Kindercentrum Nella Della.

Kind
o Naam
o Adresgegevens
o BSN kind
o Geboortedatum
o Soort opvang
o Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is

Ouders
o Naam
o Adresgegevens
o Telefoon (vast, mobiel, werk)
o Email
o BSN ouders
o Bankrekeningnummer ouders
o Burgerlijke staat

Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de Belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

Opvang
Kind dossier met hierin de volgende gegevens:
· Kindgegevensformulier
· Observaties
· Computerovereenkomst kind en BSO*
· Verklaring medicijntoediening*
· Bekwaamheidsverklaring voor het uitvoeren van medische handelingen
·Inschrijfformulier
·Overeenkomst inschrijving
·Automatische incassoformulier
·Toestemmingsformulier publicatie beeldmateriaal

Gegevens worden vastgelegd door de houder. De met een sterretje gemarkeerde zaken worden (mede) door ouders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genomen.

3.3 Bewaren en bewaartermijn van gegevens klanten
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn voor een gegeven wordt enerzijds bepaald door wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en anderzijds door aanbevolen bewaartermijnen door bijvoorbeeld de AP (aangeduid als maximaal, max). Kindercentrum Nella Della hanteert de volgende bewaartermijnen:

Gegevens kind

Soort gegevens Termijn Soort termijn Wettelijk
       
Naam 7 jaar Min Ja
Tussenvoegsel 7 jaar Min Ja
Voorletters 7 jaar Min Ja
Voornaam 7 jaar Min Ja
BSN 7 jaar Min Ja
Straatnaam 2 jaar Max Nee
Huisnummer 2 jaar Max Nee
Huisnummer toevoeging 2 jaar Max Nee
Postcode 2 jaar Max Nee
Plaats 2 jaar Max Nee
Geboortedatum 2 jaar Max Nee
Fotomateriaal mijn kind 1 jaar Max Nee
Gezondheidsgegevens 1 jaar Max Nee
Contractgegevens 7 jaar Min Ja
Financiële transacties 7 jaar Min Ja
Kind dossier (papier op vestiging) niet bewaard na einde contract, tenzij er sprake is van een meldcode proces; dan maximaal 2 jaar max nee
       

 

 

Gegevens ouders

Soort gegevens Termijn Soort termijn Wettelijk
       
Naam 7 jaar Min Ja
Tussenvoegsel 7 jaar Min Ja
Voorletters 7 jaar Min Ja
BSN 7 jaar Min Ja
Straatnaam 2 jaar Max Nee
Huisnummer 2 jaar Max Nee
Huisnummer toevoeging 2 jaar Max Nee
Postcode 2 jaar Max Nee
Plaats 2 jaar Max Nee
Geboortedatum 2 jaar Max Nee
Bankrekeningnummer 2 jaar Max Nee
Emailadres 2 jaar Max Nee
Telefoonnummer 2 jaar Max Nee
Contractgegevens 7 jaar Min Ja
Financiële transacties 7 jaar Min Ja
       

 

3.4 Uitwisseling van klantgegevens met derden

Kindercentrum Nella Della biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. Kindercentrum Nella Della wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, scholen, etc). Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG:

  • Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:
    o een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang);
    o indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de
    betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
    o op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer
    van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft.

Kindercentrum Nella Della wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die Kindercentrum Nella Della heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:
·Kindercentrum Nella Della geeft in het kader van de Toeslag kinderopvang gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, BSN kind en betalende ouder, genoten opvang).
·Kindercentrum Nella Della geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de begeleider/kind ratio.

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders ook uit te wisselen met derden (bureau Jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.). De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking:

Zorg om de omgeving van het kind Zorg om het kind betreffende ontwikkeling
Fysieke verzorging

 

Intelligentieontwikkeling
Geestelijke verzorging Ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/spraak etc.
  Gedragsontwikkeling

 

Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.

De gegevens over het kind aangaande de ontwikkeling die binnen een normale ontwikkelingslijn vallen, worden niet met derden (bureau Jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.) gedeeld zolang dit niet in het belang van het kind is.

Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft Kindercentrum Nella Della de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang is.

4 Gegevens medewerkers en sollicitanten

4.1 Gegevens medewerkers

Kindercentrum Nella Della gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van haar medewerkers,  vrijwilligers en/of stagiaires. De volgende uitgangspunten zoals geformuleerd door de Autoriteit Persoonsgegevens worden hierbij gehanteerd:
• De verwerking van gegevens van medewerkers vindt alleen plaats voor toegestane en/of wettelijk verplichte doeleinden van verwerking zoals salarisuitbetaling, opleidingen, bedrijfsmedische begeleiding, de uitvoering of toepassing van wetten.
• Slechts de wettelijke toegestane en/of verplichte categorieën van gegevens worden verwerkt zoals naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot te volgen of gevolgde opleidingen, functie, aanwezigheid (in verband met uitbetaling salaris, verlofregistratie, etc.) of gegevens die verwerkt moeten worden op grond van een wet.
• De gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, leiding geven aan de medewerker of anderszins noodzakelijk zijn betrokken.
• De gegevens worden alleen verstrekt aan derden indien de medewerker hier ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven of indien dit noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht.
• De gegevens van de medewerker worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband is of de werkzaamheden van de medewerker zijn beëindigd tenzij er bij uitdiensttreding sprake is van een arbeidsconflict. In dat geval geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Langer bewaren van onderdelen van de gegevens van een medewerker gebeurt alleen voor zover noodzakelijk ter voldoening aan een voor dat onderdeel geldende wettelijke bewaarplicht en nimmer langer dan die termijn.

Bovenstaand overzicht betreft een niet-limitatieve opsomming en is slechts bedoeld ter indicatie van het soort gegevens dat Kindercentrum Nella Della vastlegt.

4.2 Gegevens sollicitanten

Kindercentrum Nella Della gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van sollicitanten. Gegevens van sollicitanten bij Kindercentrum Nella Della worden in beginsel 4 weken bewaard. Afhankelijk van de uitkomst van de sollicitatieprocedure gelden de volgende richtlijnen:

Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure in dienst treedt bij Kindercentrum Nella Della worden de gegevens die onderdeel uitmaken van het sollicitatieproces opgenomen in het personeelsdossier.

Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure niet in dienst treedt bij Kindercentrum Nella Della dan worden de gegevens verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming geeft om de gegevens te bewaren voor eventuele vacatures in de toekomst. Als de sollicitant akkoord geeft voor het bewaren van zijn of haar gegevens, worden de gegevens 1 jaar bewaard.

De gegevens zullen nooit aan derden doorgegeven worden tenzij de sollicitant daar duidelijk toestemming voor heeft gegeven.

5 Overige afspraken en richtlijnen

5.1 Gedragscode

Voor alle medewerkers van Kindercentrum Nella Della geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat:
· privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders; Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden, dan wordt er een afspraak gemaakt om dat in privacy verder te bespreken.
· buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
· in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
· schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen;
· pedagogisch medewerkers van de BSO ouders op de hoogte stellen van alles wat er is besproken met de leerkracht tijdens het halen van school;
· collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
· er geen privégegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt;
·tablet op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord; er is een aparte teamaccount en een account voor de houder.
·Bitcare is afgeschermd;

er is een aparte teamaccount en een account voor de houder.


5.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens

Vanuit de AVG hebben klanten, medewerkers en sollicitanten het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te beperken, te verwijderen en op dusdanige wijze te ontvangen dat de gegevens makkelijk over te dragen zijn aan een andere organisatie. In dat laatste geval gaat het alleen om digitale gegevens of persoonsgegevens die Kindercentrum Nella Della met uw toestemming verwerkt of die bedoeld zijn om de overeenkomst met u uit te voeren. Het inzagerecht houdt in dat ouders, medewerkers en sollicitanten een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens Kindercentrum Nella Della over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij Kindercentrum Nella Della binnen komt, zal Kindercentrum Nella Della de volgende informatie verschaffen aan de ouders:

· De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet door Kindercentrum Nella Della.
· De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen bijvoorbeeld de gegevens zijn die klanten actief hebben verstrekt bij het inschrijven, of die Kindercentrum Nella Della heeft verzameld gedurende de opvangperiode.
· De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie Kindercentrum Nella Della gegevens verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau Jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.

Daarnaast hebben klanten, medewerkers en sollicitanten van Kindercentrum Nella Della het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag worden gevraagd indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of als men niet langer toestemming wil geven aan Kindercentrum Nella Della voor het gebruik van zijn/haar gegevens. Dit laatste is alleen mogelijk als Kindercentrum Nella Della de betreffende gegevens niet meer nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst kinderopvang of de arbeidsovereenkomst. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek, hoeft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door Kindercentrum Nella Della. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door Kindercentrum Nella Della. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.

Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat Kindercentrum Nella Della een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor Kindercentrum Nella Della wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. Kindercentrum Nella Della zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. Kindercentrum Nella Della zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.

Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn.

Klanten kunnen een verzoek tot inzien, corrigeren, aanvullen, beperken, verwijderen en ontvangen van gegevens indienen bij de houder SongulAkgun via privacy@kindercentrumnelladella.nl. Medewerkers en sollicitanten kunnen dat doen via info@kindercentrumnelladella.nl.

5.3 Beveiliging

Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal, via Bitcare,  daar waar het gegevens met betrekking tot het contract tussen ouder(s) en Kindercentrum Nella Della geldt. Kindercentrum Nella Della heeft een beleid op het gebied van informatie beveiliging. Hierin is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen wordt en is vastgelegd welke functionaris binnen Kindercentrum Nella Della toegang heeft tot welke informatie. Schriftelijke documentatie met betrekking tot het kinddossier wordt opgeborgen in af te sluiten kasten.

5.4 Identificatie klant

Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders.

Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intake gesprek controleren pedagogisch medewerkers of vestigingsmanagers de bij ons geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de ouder(s) of de brief van de sociale verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN is verstrekt.

5.5 Toegang van derden tot persoonsgegevens

Binnen Kindercentrum Nella Della kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de interne auditoren en de accountant. Deze personen betrachten vanuit hun functie geheimhouding.

5.6 Klachten

Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacybeleid kunnen via de reguliere klachtenprocedure van Kindercentrum Nella Della geuit worden. De klachtenprocedure is te vinden op de website. Medewerkers kunnen tijdens een teamoverleg of een persoonlijk gesprek klachten uiten.

5.7 Autoriteit Persoonsgegevens

Klanten, medewerkers en sollicitanten hebben daarnaast het recht om een klacht over de verwerking van hun persoonsgegevens of die van hun kind in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

  1. Online

6.1 Website – cookies

Kindercentrum Nella Della heeft een website waar cookies aanwezig zijn. Deze zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website. Er worden geen gegevens verzameld die worden gebruikt voor marketing doeleinden.

6.2 Social media

Kindercentrum Nella Della maakt gebruik van social media en gebruikt daarvoor een facebook pagina. Op de pagina worden updates geplaatst over de activiteiten die er plaatsvinden aangaande het kinderdagverblijf als de buitenschoolse opvang. De account wordt beheerd door de houder en de medewerkers van Kindercentrum Nella Della. Beeldmateriaal van kinderen wordt enkel gedeeld na een schriftelijk akkoord van de ouders.

Whatsapp valt ook onder social media en gesprekken tussen houder en ouder vinden regelmatig plaats via dat kanaal. Deze gesprekken blijft ook tussen deze twee personen.

6.3 Bitcare

Kindercentrum Nella Della maakt gebruik van Bitcare, wat een software pakket is speciaal voor kinderopvangen. In dit programma staan gegevens van de ouders zoals bij punt 3.3 aangegeven. Bitcare draagt om de dagelijkse werkzaamheden en processen te vergemakkelijken en efficiënter te laten verlopen.

6.4 Camera toezicht aanwezig.

Kindercentrum Nella Della houdt cameratoezicht gedurende de dag. Deze gegevens worden niet langer dan noodzakelijk bewaard met een maximum van 4 weken. Is er een incident vastgelegd, zoals diefstal of klacht, dan worden de betreffende beelden bewaard tot dit is afgehandeld.

Voor een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens is in elk geval een wettelijke grond nodig. De wettelijke gronden zijn:

  • Noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
  • Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke plicht;
  • Noodzakelijk om vitale belangen van werknemer/eenander natuurlijk persoon te beschermen;
  • Noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of in uitoefening van openbaar gezag;
  • Noodzakelijk voor behartiging van gerechtvaardigde belangen van de werkgever of een derde, tenzij fundamentele belangen van werknemer zwaarder wegen.
  • Toestemming van werknemer voor een of meer specifieke doeleinden